Onderzoeksgegevens selecteren voor archivering

Onderzoeksgegevens kunnen om verschillende redenen bewaard worden. Bijvoorbeeld voor analyse of vervolgonderzoek, of omdat een financier dit verplicht stelt. Als u besluit om data te bewaren, welke punten zijn dan essentieel om op te letten?

Er kunnen verschillende redenen zijn om onderzoeksgegevens te bewaren:

  • Het belang van de gegevens: potentiële waarde voor hergebruik, (inter)nationale positionering en kwaliteit, oorspronkelijkheid, omvang, schaal, de productiekosten van de gegevens of bijvoorbeeld het innovatieve karakter van het onderzoek.
  • De uniciteit van de gegevens: de gegevens omvatten niet-herhaalbare waarnemingen.
  • Het belang van de gegevens voor historisch onderzoek, in het bijzonder wetenschapshistorisch onderzoek.
  • De onderzoeksgegevens zijn om niet-wetenschappelijke doeleinden (cultureel erfgoed, musea of presentaties) belangrijk om te bewaren.

Naast deze algemene overwegingen stellen financiers van onderzoek, zoals de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO), in toenemende mate verplicht dat onderzoeksgegevens worden bewaard om hergebruik mogelijk te maken. Ook de Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefening VSNU (pdf) verplicht onderzoekers om ruwe gegevens minimaal tien jaar te bewaren om controle mogelijk te maken.

Selecteren van gegevens

Indien op basis van bovenstaande inhoudelijke redenen wordt besloten om data te bewaren, is de vraag op welke wijze dit het beste kan worden gedaan. De onderstaande punten geven aan waar u op kan letten bij het selecteren van onderzoeksgegevens.

  • Technisch: in welke formaten zijn de data beschikbaar? Data worden zoveel mogelijk in digitaal duurzame dataformaten, software (standaard of op maat gemaakt) of hardware opgeslagen.
  • Bewerkingsfase: bevinden de data zich in een bewerkingsstadium (ruw/onbewerkt, half bewerkt of gepubliceerd) dat voor hergebruik het meest relevant is?
  • Metadata: is er voldoende informatie over de data beschikbaar? Denk hierbij aan codeboeken, de structuur van de gegevens, het intellectueel eigendom, de context en bijvoorbeeld of er links naar publicaties of gerelateerde databestanden beschikbaar zijn.
  • Intellectuele eigendomsrechten: is er duidelijkheid over de intellectuele eigendomsrechten, zoals auteurs-, databank- of octrooirecht en het gebruik van persoonsgegevens?
  • Infrastructuur: is er een duurzame infrastructuur beschikbaar voor het bewaren van de gegevens? Denk hierbij aan een data-archief of een institutionele of thematische repository.
  • Kosten: wordt er rekening gehouden met de kosten voor het selecteren, converteren en het langdurig bewaren en beschikbaar stellen van de gegevens?

Meer informatie

Meer informatie over het selecteren van onderzoeksgegevens staat in de publicatie ‘Selection of Research Data, Guidelines for appraising and selecting research data’. Meer informatie over het deponeren van data kunt u vinden op de website van DANS en 4TU.ResearchData.

Research Data Netherlands

Kunt u ondersteuning en advies gebruiken bij het selecteren en bewaren van onderzoeksgegevens? Wij kunnen u helpen. U kunt contact met ons opnemen via info@remove-this.researchdata.nl